E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

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Die Digitalisierung schreitet voran, und die E-Rechnung ist davon ein wichtiger Bestandteil. Für Unternehmen bedeutet das nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch mehr Effizienz und IT-Sicherheit. In diesem Blogartikel erfahren Sie alles Wichtige rund um die E-Rechnung und wie Sie diese erfolgreich in Ihrem Unternehmen implementieren.

Hinweis: Die dargestellten Informationen dienen nur der allgemeinen Orientierung und basieren auf dem Stand 04.12.2024. Haftungsausschluss

Seit dem 27. November 2020 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes übermitteln, insbesondere im B2G-Bereich (Business-to-Government). Diese Verpflichtung ist Teil von EU- und Bundesinitiativen zur Förderung der Digitalisierung und Transparenz, darunter die ViDA-Initiative („VAT in the Digital Age“) und das Wachstumschancengesetz. ViDA zielt auf ein neues elektronisches Umsatzsteuer-Meldesystem ab, das auf E-Rechnungsdaten basiert, während das Wachstumschancengesetz die Grundlage für die Nutzung der E-Rechnung schafft.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen bei inländischen Umsätzen zwischen Unternehmern in der Regel eine elektronische Rechnung verwenden, sofern eine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht besteht. Deutschland folgt damit dem Vorbild anderer EU-Staaten, die die E-Rechnung bereits zum Standard gemacht haben, um Effizienz und Compliance im Geschäftsverkehr zu fördern.

Einleitung

Was beinhaltet die E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, das strukturierte Daten enthält und somit automatisiert verarbeitet werden kann. Sie muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben umfassen und in einem anerkannten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt sein. Ab dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Ein einfaches PDF-Dokument erfüllt diese Anforderungen nicht, da es keine maschinelle Weiterverarbeitung zulässt.

Entscheidend ist dabei der Zeitpunkt des Umsatzes: Für Umsätze, die vor dem 1. Januar 2025 ausgeführt wurden, können Rechnungen weiterhin nach den bisherigen Regelungen erstellt werden, auch wenn sie erst später ausgestellt werden. Ab 2025 müssen Rechnungen jedoch den europäischen Normen (EN 16931) entsprechen, um als E-Rechnung anerkannt zu werden.

Anerkannte Formate wie XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format (eine Kombination aus PDF und XML) erfüllen bereits die Vorgaben der europäischen Norm. Auch alternative Formate, wie die französische Factur-X, sind zulässig, sofern sie die technischen Anforderungen der Norm umsetzen. Diese Standards gewährleisten eine nahtlose elektronische Verarbeitung und fördern die Effizienz in der Rechnungsstellung.

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Charakteristika einer E-Rechnung in aller Kürze

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Digitales Format: Die Rechnung wird in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt (z. B. XML, ZUGFeRD, XRechnung).

Automatisierte Verarbeitung: Sie ist maschinenlesbar, sodass Daten automatisch ausgelesen und in Buchhaltungssoftware importiert werden können.

Rechtskonformität: Sie muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

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Formate

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XRechnung: Ein standardisiertes Format für die elektronische Rechnungsstellung, das für den öffentlichen Sektor verpflichtend ist.

ZUGFeRD: Ein sog. Hybrides Format, das XML-Daten in einer PDF-Datei integriert und für den Austausch von Rechnungen im B2B-Bereich verwendet wird.

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E-Rechnungen kostenfrei sichtbar machen

Die Finanzverwaltung hat auf die Forderung der Wirtschaft reagiert und ein neues Tool zur Visualisierung von E-Rechnungen freigeschaltet und ist über das Onlineportal der Finanzverwaltung unter ELSTER.de (www.e-rechnung.elster.de) erreichbar. Mit dem kostenfreien Online-Tool können E-Rechnungen im XML-Format nach dem Upload sichtbar gemacht werden.

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Digitales Format: Die Rechnung wird in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt (z. B. XML, ZUGFeRD, XRechnung).

Automatisierte Verarbeitung: Sie ist maschinenlesbar, sodass Daten automatisch ausgelesen und in Buchhaltungssoftware importiert werden können.

Rechtskonformität: Sie muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

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Vorteile der E-Rechnung

Für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger

Abschnitt für Icons und Features

Effizienzsteigerung durch E-Rechnungen

Durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses sparen Sie Zeit und reduzieren Fehlerquellen. Die elektronische Verarbeitung beschleunigt Zahlungsvorgänge.

Sicherheitsaspekte bei E-Rechnungen

E-Rechnungen bieten hohe Sicherheitsstandards. Verschlüsselungstechnologien und digitale Signaturen schützen sensible Daten vor unbefugtem Zugriff. Eine robuste IT-Sicherheit ist entscheidend, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Geschäftsdaten zu gewährleisten.

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Übergangsfristen zur E-Rechnung

Ab dem 1. Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze in Kraft, wobei zunächst Übergangsregelungen gelten. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in nicht-strukturierten Formaten, wie z. B. PDF, verwenden, sofern der Empfänger zustimmt. Dennoch gilt ab 2025 der Vorrang der E-Rechnung, weshalb Unternehmen sicherstellen müssen, dass sie E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können. Spätestens ab 2028 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen auch zu versenden. Nur bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027.

Die Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft steuerpflichtige Lieferungen und Leistungen zwischen inländischen Unternehmen, unabhängig davon, ob diese im Haupt- oder Nebenerwerb tätig sind. Auch Kleinunternehmer müssen ab 2028 E-Rechnungen ausstellen. Anerkannte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD sind ab 2025 verpflichtend, während nicht-strukturierte Formate wie PDFs nicht mehr zulässig sind.

Kurz gesagt: Ab dem 01.01.2025 gilt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich, ergänzt durch Übergangsregelungen für 2025 und 2026. Kleinunternehmen profitieren von einer verlängerten Frist bis Ende 2027. Ab 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen.

Wichtig: Ab 01.01.2025 müssen Unternehmer aber E-Rechnungen empfangen können. Hierfür genügt ein sicheres E-Mail-Postfach.

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Digitales Format: Die Rechnung wird in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt (z. B. XML, ZUGFeRD, XRechnung).

Automatisierte Verarbeitung: Sie ist maschinenlesbar, sodass Daten automatisch ausgelesen und in Buchhaltungssoftware importiert werden können.

Rechtskonformität: Sie muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

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Sie suchen eine digitale Lösung zur Rechnungsverwaltung?

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Unternehmen müssen zudem sicherstellen, dass sie Software oder Systeme nutzen, die E-Rechnungen verarbeiten können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software die Formate XRechnung und ZUGFeRD unterstützt, da diese ab 2025 verpflichtend sind. Nutzen Sie eine Rechnungsverwaltungssoftware, die alle eingehenden E-Rechnungen revisionssicher und DSGVO-konform speichert.

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E-Rechnungspflicht: So versenden Sie Rechnungen mit orgaMAX ERP

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E-Rechnungen ab 2025: Wie Sie Ihr Unternehmen optimal vorbereiten

Damit Sie den Umstieg auf E-Rechnungen erfolgreich meistern, sollten Sie folgende Maßnahmen ergreifen:

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  • Prozessanalyse: Überprüfen Sie Ihre bestehenden Rechnungsabläufe und identifizieren Sie Bereiche, die angepasst werden müssen.
  • IT-Systeme optimieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Infrastruktur die Anforderungen der E-Rechnung erfüllt.
  • Mitarbeiter fit machen: Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit neuen Prozessen und Sicherheitsstandards.
  • Rechtskonformität prüfen: Vergewissern Sie sich, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
  • Passende Software wählen: Nutzen Sie eine Softwarelösung, die E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kann.
  • Testlauf einplanen: Testen Sie die neue Lösung in einer Pilotphase, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
  • Unterstützung durch Experten: Vertrauen Sie auf die Expertise eines erfahrenen IT-Dienstleisters wie schmidt IT, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
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E-Rechnungen: So gestalten Sie den Austausch effizient und sicher

Übermittlungswege für E-Rechnungen

Das Gesetz bietet Unternehmen Flexibilität beim Austausch von E-Rechnungen, sodass der konkrete Übermittlungsweg zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien vereinbart werden kann.

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Gängige Optionen sind:

  • E-Mail: Versand der E-Rechnung als Anhang.
  • Elektronische Schnittstellen: Direkte Übertragung der Daten zwischen Systemen.
  • Zentrale Speicherorte: Gemeinsamer Zugriff innerhalb eines Konzernverbundes.
  • Internetportale: Bereitstellung der Rechnungsdaten zum Download.
  • Externe Dienstleister: Erstellung und Übermittlung über spezialisierte Anbieter, wobei der leistende Unternehmer für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen verantwortlich bleibt.

Ein E-Mail-Postfach genügt, um E-Rechnungen gesetzeskonform zu empfangen. Allerdings sollten E-Rechnungsdaten vor dem Import sorgfältig auf mögliche Schadsoftware geprüft werden. Für die Übermittlung empfiehlt sich die Nutzung gesicherter Kanäle, beispielsweise durch verschlüsselte E-Mails mit elektronischen Signaturen, um Manipulationen zuverlässig zu verhindern.

Ihr E-Mail-Verkehr in sicheren Händen

Mit Managed Mail Protection von schmidt IT ist Ihr E-Mail-Verkehr mit Kunden und Geschäftspartnern jederzeit zuverlässig vor unbefugtem Zugriff geschützt. Ihre Nachrichten werden nicht nur sicher übertragen, sondern zusätzlich verschlüsselt – Cyberkriminelle bleiben chancenlos, da abgefangene E-Mails unlesbar bleiben.

Ein entscheidender Vorteil: Sie erfüllen nicht nur die Anforderungen der DSGVO, sondern auch die des Geschäftsgeheimnisgesetzes (GeschGehG). So sind Sie im Falle eines Rechtsstreits bestens abgesichert – Ihre E-Mail-Daten bleiben nachweislich und dauerhaft geschützt.

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Auf welcher Plattform kann ich meine E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes einreichen?

Für die Einreichung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes stehen zwei Plattformen zur Verfügung: die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) und die OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-Rechnungseingangsplattform). Über diese Portale können Rechnungen an die unmittelbare und Teile der mittelbaren Bundesverwaltung sowie an einige Länder übermittelt werden.

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Bevor Sie Ihre Rechnung einreichen, prüfen Sie sorgfältig, welche Plattform zuständig ist. Diese Information erhalten Sie in der Regel im Rahmen der Beauftragung oder direkt vom Auftraggeber. Ergänzend helfen Übersichten der an ZRE und OZG-RE angebundenen Einrichtungen als Orientierung.

Weiterführende Links:
Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE):
https://xrechnung.bund.de/prod/authenticate.do

OZG-konforme Rechnungseingangsplattform:
https://xrechnung-bdr.de/edi/auth/login

Übertragungskanal E‑Mail:
https://www.e-rechnung-bund.de/ubertragungskanale/e-mail/

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Pflichten bei der Archivierung

E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie herkömmliche Rechnungen und müssen revisionssicher archiviert werden, damit sie unverändert, nachvollziehbar und vor Manipulation geschützt bleiben. In Deutschland beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist 10 Jahre.

schmidt IT berät Sie gerne bei der Auswahl des richtigen Archivierungssystems.

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Fazit

Die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance, Ihre Unternehmensprozesse effizienter und sicherer zu gestalten. Sie lässt eine moderne, automatisierte Rechnungsstellung und -übermittlung zu, die sowohl Zeit als auch Ressourcen spart. Gleichzeitig bietet sie Unternehmen die Möglichkeit, ihre Abläufe zu optimieren und sich dadurch einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Wichtig ist, die rechtlichen Vorgaben, technischen Anforderungen und Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD zu berücksichtigen. Unternehmen sollten rechtzeitig sicherstellen, dass sie passende Systeme nutzen und ihre Prozesse entsprechend anpassen, um die Vorteile der E-Rechnung voll auszuschöpfen und den Übergang reibungslos zu gestalten.

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Haftungsausschluss

Die bereitgestellten Informationen dienen nur zur allgemeinen Orientierung. Die Nutzung externer Inhalte erfolgt auf eigene Verantwortung. Für aktuelle Details besuchen Sie bitte die Webseiten der jeweiligen Anbieter. Die Informationen in diesem Blog-Artikel sind mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder inhaltliche Richtigkeit. Eine individuelle Beratung durch Rechtsanwälte, Steuer- oder Unternehmensberater können sie nicht ersetzen.

 

Weiterführende Links:
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
https://www.e-rechnung-bund.de/

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